La facturation dématérialisée

Depuis le 1er janvier 2020, si vous travaillez avec des entités du secteur public, vous devez déjà faire parvenir vos factures par voie électronique, de manière dématérialisée. A partir de 2024, progressivement, cela deviendra la norme pour toutes les factures entre entreprises du secteur privé également.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Utilisée depuis de nombreuses années par les services publics (via la plateforme Chorus) ou par de grandes enseignes de l’automobile ou de la grande distribution, la facture dématérialisée n’est pas simplement une facture envoyée par mail. Il s’agit d’une façon toute différente de procéder. La facture numérique est émise, transmise et reçue dans un format numérique précis qui permet le traitement automatique des données. Il n’est plus nécessaire de saisir les informations dans un logiciel de comptabilité, elles sont incrémentées automatiquement. Les informations légales et obligatoires y sont contenues et transmises par défaut. Plus de risque de perte d’informations, de mauvaise lecture ou d’interprétations.

Pourquoi dématérialiser les factures ?

Facturer et envoyer les factures peut vite devenir fastidieux et chronophage. Pour vous, dématérialiser ces dernières va vous permettre, grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté, de gagner en productivité et d’être plus efficace. Vous vous dégagerez ainsi du temps pour d’autres tâches essentielles à votre entreprise, telles que la prospection ou tout simplement la réalisation de nouveaux contrats.
Une fois le process mis en place, la facturation électronique obligatoire vous fera bénéficier ainsi de nombreux avantages :

1. Baisse des coûts de facturation : en effet, la facture est émise automatique et sans version papier, sur la base des informations préalablement saisies. De plus son édition est beaucoup plus rapide ;
2. Hausse de la qualité et de la sécurité : la transformation d’un devis en facture est simple et automatisée, plus de risque d’oubli ou d’erreur. De plus, les informations de bases (mentions légales, délais de paiements etc…) sont reportées selon vos conditions ;
3. Fluidité du traitement et des paiements : il est plus facile pour vos clients de suivre et d’honorer les paiements, car les factures arrivent directement au service payeur, qui détiendra toutes les bonnes informations (mode de paiement, délais etc…) ;
4. Vision des données en temps réel : plus besoin d’attendre la saisie des factures pour connaître les flux entrants ou sortants ;
5. Réduction des frais généraux : Plus de papier, d’enveloppes ni d’affranchissement ;
6. Allègement des déclarations : les éléments fiscaux, notamment la déclaration de TVA est prise en charge par le logiciel, qui vous proposera une déclaration de TVA pré-remplie.

Mise en pratique de la dématérialisation des factures

Concrètement, à partir de janvier 2024, toutes les entreprises devront avoir la capacité d’accepter des factures dématérialisées. Cependant, cela demande une adaptation et une transformation, mieux vaut s’y prendre maintenant !
Actuellement, le format de facture mixte ou hybride (Factur-X) est un excellent compromis pour une transition douce. En effet, ce format est un alternatif entre la facture classique en PDF et la facture dématérialisée. Ce type de facture est aussi bien lisible par l’homme que par la machine et répond aux normes à venir de dématérialisation de factures ainsi qu’aux habitudes des entreprises !

Comment choisir son logiciel de dématérialisation de factures ?

Plusieurs facteurs doivent retenir votre attention pour choisir le bon logiciel :

• La compatibilité avec votre logiciel de comptabilité, votre ERP ou votre CRM. La dématérialisation des factures vous fait gagne en productivité à condition que tout se passe bien et que les process soient fluides et s’intègrent bien les uns aux autres. La première condition est donc de choisir un logiciel qui soit en adéquation avec vos outils existants. Votre expert-comptable sera votre allié pour bien vous conseiller ;
• La traçabilité des saisies et des archivages : il est impératif de pouvoir remonter toute la chaine de saisie et de transmission pour identifier si besoin des erreurs et assurer un archivage sécurisé. Tournez-vous vers des environnements de sauvegardes reconnus et sécurisés disposant de normes ou de certifications reconnues telles que ISO27001 ;
• La prise en charge de tous les formats en vue de leur conversion numérique : tous vous fournisseurs ou prestataires ne sont peut-être pas encore passés à la facture dématérialisée, il faut vous assurer que dans un premier temps, votre logiciel soit capable de convertir tous les formats quel que soit le canal : PDF, mail, ticket de CB (pour les notes de frais), facture-X etc… Le recueil automatique des données sur un document papier est un gain de temps considérable, vous n’aurez plus qu’à vérifier la conformité des informations ;
• L’usage en mobilité du produit : pratique si vous êtes souvent en déplacement ;
• La conformité aux réglementations actuelles et la garantie de mise à jour instantanée en cas d’évolutions de la réglementation. Contractuellement votre fournisseur de service doit s’y engager, c’est indispensable pour vous garantir un logiciel de qualité dans le temps ;
• Certains logiciels automatisent aussi le circuit de validation et de signature, plus besoin d’envoyer la facture pour validation, le traitement de l’envoi se fait seul dès validation des données. L’imputation aussi des factures peut s’automatiser, ainsi que le rapprochement comptable avec les bons de commande… Un monde de facilité s’ouvre à vous ! Sans compter que le déclenchement des paiements peut aussi être une option. Le logiciel vous proposera de lui-même les paiements à effectuer selon les échanges, et vous n’avez qu’à valider ;
• Et bien sûr, assurez-vous de la fiabilité de ce prestataire de service, en vérifiant ses références, ou en vous appuyant sur l’expertise de professionnels ;
• Un petit plus non-négligeable : vérifier la qualité du support technique et utilisateur ainsi que de l’accompagnement proposé lors de sa mise en place.

2024 arrive à grands pas et 2026 est à l’horizon, il est temps effectivement d’envisager maintenant les changements pour vous laisser le temps et laisser le temps à vos équipes de prendre en main ces nouveaux outils et être totalement opérationnels lors de la mise en place de ces obligations réglementaires.